Pošiljanje emailov preko SMTP email sistema 1KA na strežniku uporabnika oziroma njegovem email naslovu (npr. Gmail)

Govorimo o  pošiljanju emailov, kjer prejemnik dobi vabilo s splošnim ali individualnim URL-jem, kar omogoča individualizacijo vabil (npr. ime in priimek) ter sledenje, kdo je odgovoril in tudi potencialno selektivno pošiljanje emailov (npr. tretji opomnik se pošlje le nerespondentom). V splošnem se tak pristop odsvetuje, če res ni nujen; priporoča se sistem dveh emailov (two-email setting), kjer individualizacija ni potrebna. 

Pri pošiljanju vabil preko 1KA sistema, v zavihku 'OBJAVA' - 'Vabila' morate najprej omogočiti sistem s klikom na gumb 'Omogoči 1KA sistem vabil', nato pa v koraku '1 Nastavitve' nastavite 'Splošne nastavitve vabil', kjer lahko določite ali so vabila individualizirana, način pošiljanja (Email ali Pismo, SMS, Drugo), vnos kode (avtomatsko v URL ali ročni vnos) in omogočite dostop do ankete tudi brez kode. Individualizirana vabila omogočajo sledenje respondentom preko individualne kode oziroma gesla. URL ankete vključuje individualizirano kodo, respondent pa mora zgolj klikniti na URL ali pa ročno vpisati podano generirano kodo. Na desni strani nastavitev vabil, pa se nahajajo 'Nastavitve email strežnika'. Privzeto je izbrana nastavitev "Lasten strežnik", kjer nastavite lastne SMTP nastavitve poštnega strežnika. V primeru lastne namestitve na 1KA strežniku ali na lastnem strežniku, pa je možno nastaviti tudi privzete nastavitve strežnika. Pri uporabi lastnih SMTP nastavitev strežnika se gre za kombinacijo 1KA sistema (ki omogoča sledenje) in siceršnjega email računa uporabnika. Slednji se lahko nanaša na splošno storitev email ponudnikov (Gmail, Yahoo, Microsoft, Arnes, Siol, ipd.) ali pa na specifičen email strežnik uporabnika (podjetja), ki je pri pošiljanju vabila tudi naveden kot pošiljatelj.

SMTP nastavitve za lasten poštni strežnik uporabnika

Postopek je enak kot v primeru Gmail, le da je potrebno vnesti specifične tehnične značilnosti določenega strežnika. Vpisati je torej treba SMTP nastavitve, in sicer:

• Prvih 5 polj 'Naziv pošiljatelja', 'E-mail pošiljatelja' 'Odgovor za', 'Uporabniško ime' in 'Uporabniško geslo' izpolnite podobno kot pri uporabi Gmaila, s to razliko, da vam gesla ni treba posebej ustvariti.
• Pri nastavitvi 'Avtentikacija' vedno izberete 'Da', razen če strežnik ne zahteva gesla.
• Možnosti 'Enkripcija', 'Vrata' in 'Strežnik' nastavite v skladu s tehničnimi navodili vašega email ponudnika. V primeru, da teh nastavitev ne veste, se posvetujte z vašim sistemskim administratorjem, saj so odvisne od posameznega poštnega strežnika.
• Ko so vse možnosti nastavljene, izberete 'Preveri nastavitve', da 1KA pošlje testno sporočilo na vaš email. Če je testiranje uspešno, potem nastavitve shranite.

Za uspešno pošiljanje mora biti poljuben SMTP strežnik konfiguriran v skladu s siceršnjimi priporočili na tem področju (npr. pravilno nastavljena avtentikacija, ime strežnika, DNS itd.), za kar skrbijo sistemski administratorji. V primeru težav z nastavitvami vam svetujemo, da najprej preverite njihovo točnost pri vaši tehnični službi. V primeru nadaljnjih nevšečnosti se posvetujte z našo uporabniško podporo. Kompleksni primeri zahtevajo, da so v komunikacijo vpletene tudi tehnične službe. Primer je lahko eden od slovenskih operaterjev, kjer njihov strežnik prek reverse DNS ni pravilno prepoznal strežnika 1KA.si in je bilo treba (v sodelovanju s sistemskimi administratorji) razviti specifično rešitev.

Hitrost pošiljanja email vabil je odvisna od strežnika, v nekaterih primerih traja pošiljanje 1000 vabil tudi eno uro.

Opomba: V primeru pošiljanja vabil v 1KA preko SMTP nastavitev za Gmail morate v nastavitvah zasebnosti vklopiti možnost »Omogočanje manj varnih aplikacij« (Račun – Varnost - Dostop za manj varne aplikacije) in aktivirati kodo. Več >> Gmail ima tudi sicer zelo spreminjajoče nastavitve zasebnosti in varnosti, zato pred uporabo preverite aktualne nastavitve pošiljanja sporočil prek drugih platform.

1KA email sistemski strežnik na domeni www.1ka.si

Možnost uporabe profesionalnega 1KA email strežnika omogočimo le uporabnikom,  po posebnem dogovoru.

Pri tej možnosti torej vabila pošiljate preko 1KA strežnika, kjer je pošiljatelj 1KA (info@1ka.si ali raziskave@1ka.si). V polju 'Odgovor za' je vpisan email naslov, s katerim ste prijavljeni v orodje 1KA, lahko pa ga tudi spremenite. Pošiljanje email vabil preko 1KA strežnika poteka zelo hitro, za nekaj 1000 vabil traja le kakšno minuto.

1KA email strežnik v primeru lastne inštalacije

V primeru lastne namestitve (bodisi na strežniku 1KA ali na strežniku uporabnika) je mogoče nastaviti tudi privzete lastne SMTP nastavitve  poštnega strežnika. S tem omogočimo, da ni potrebno za vsako anketo posebaj nastavljati poštnega strežnika, saj imamo na voljo privzete nastavitve strežnika.

Funkcionalnost je na voljo za uporabnike individualnega paketa 3KA ter uporabnike poslovnih paketov za skupine.