Pošiljanje emailov preko SMTP email sistema 1KA na strežniku uporabnika oziroma njegovem email naslovu (npr. Gmail)

Govorimo o individulaiziranem pošiljanju emailov, kjer prejemniko dobi vabilo z individualnimi URLO, kar omogoča individualizacijo vabil (npr. ime in priimek) ter sledenje, kdo je odogvorril in tudi potencialno selektivno pošiljanje emailov (npr. tretji opomnik se pošlje .le nerespondentom). V splošnem s tak pristop odstvetuje, če res ni nujen; priporoča se sistem dveh emailov (two-eal setting), kjer individualizacija ni potrebna..

Za pošiljanje individualnih emailov je potreben vsaj status managerja (ki avtomatično pripada virualni domeni) ali pa izrecno odobritev s strani 1KA podpore.

Pri pošiljanju SMTP email sistema v zavihku 'OBJAVA' - 'Email vabila' s klikom na povezavo Nastavitve e-pošte, ki se nahaja v vrstici poleg gumba 'Pošlji', izberete tri različne načine pošiljanja. V prvih dveh primerih gre za pošiljanje preko SMTP email sistema uporabnika oziroma njegovega email računa. Gre za kombinacijo 1KA sistema (ki omogoča sledenje)  in siceršnjega email računa uporabnika. Slednji se lahko nanaša na splošno storitev email ponudnikov (Gmail, Yahoo, MIcrosoft, Arnes, Siol ipd) ali pa na specifičen email strežnik uporabnika (podjetja).

 

SMTP nastavitve za Gmail kot primer uporabe računa pri ponudniku email storitve

Gmail navajamo zgolj kot primer (pa tudi zato, ker je najpogostejši). Na  povsem enak način bi uredili tudi druge ponudnika (Yahoo, Microsoft, Arnes, Siol...). Postopek je naslednji:

 

• V prvi dve polji ('Pošiljatelj' in 'Odgovor za') vpišete vaš email naslov.

• V polje 'Uporabniško ime' vnesete Google uporabniško ime, v naslednje polje pa geslo.

 

Pozor: omenjeno geslo ni enako tistemu za običajno prijavo v Gmail in ga morate še ustvariti. To storite tako, da v Gmailu zgoraj klinete na vaš logotip in izberete možnost 'Račun'. Nato v sklopu 'Prijava in varnost' - 'Geslo in način prijave' izberete možnost 'Preverjanje v dveh korakih'. Še enkrat boste morali vpisati svoje geslo ter svojo telefonsko številko, kamor boste prejeli dodatno kodo. Ko to uredite, se vam prikažejo nove možnosti in v zavihku 'Gesla za dostop do aplikacij' kliknete na 'Upravljanje gesel za dostop do programov' ustvarite novo geslo pod opcijo 'Drugo'. Tam vpišete 1KA in google vam bo generiral geslo za dostop do pošiljanja vabil preko Google strežnika.

 

• Sedaj, ko so vsa polja izpolnjena, najprej kliknete na 'Preveri nastavitve' in sistem vam bo poslal testno sporočilo na vaš Gmail račun. Če je testno pošiljanje emaila uspelo, potem shranite vse nastavitve.

 

Pomembno je tudi vedeti, da Google ne dovoli pošiljanja več kot 500 emailov na dan, z leti pa to omejitev nadalje zmanšuje. Videti je, da je 2015 prešel na omejitev 100.

SMTP nastavitve za lasten poštni strežnik uporabnika

Postopek je enak kot v primeru Gmail, le da je potrebno vnesti specifične tehnične značilnosti določenega strežnika. Vpisati je torej treba SMTP nastavitve, in sicer:

 

• Prva 4 polja 'Pošiljatelj', 'Odgovor za', 'Uporabniško ime' in 'Uporabniško geslo' izpolnete podobno kot pri uporabi Gmaila, s to razliko, da vam gesla ni treba posebej ustvariti.

 

• Pri nastavitvi 'Avtentikacija' vedno izberete 'Da', razen če strežnik ne zahteva gesla.

 

• Možnosti 'Enkripcija', 'Port' in 'Strežnik' nastavite v skladu s tehničnimi navodili vašega email ponudnika. V primeru, da teh nastavitev ne veste, se posvetujte z vašim sistemskim administratorjem, saj so odvisne od posameznega poštnega strežnika.

 

• Ko so vse možnosti nastavljene, izberete 'Preveri nastavitve', da 1KA pošlje testno sporočilo na vaš email. Če je testiranje uspešno, potem nastavitve shranite.

 

• Po uspešnem testiranju z nastavitvami e-vabil nadaljujete v zavihku 'OBJAVA' - 'Email vabila'. 

 

Za uspešno pošiljanje mora biti poljuben SMTP strežnik konfiguriran v skladu s siceršnjimi priporočili na tem področju (npr. pravilno nastavljena avtentikacija, ime strežnika, DNS itd.), za kar skrbijo sistemski administratorji. V primeru težav z nastavitvami vam svetujemo, da najprej preverite njihovo točnost pri vaši tehnični službi. V primeru nadaljnjih nevšečnosti se posvetujte z našo uporabniško podporo. Kompleksni primeri zahtevajo, da so v komunikacijo vpletene tudi tehnične službe. Primer je lahko eden od slovenskih operaterjev, kjer njihov strežnik prek reverse DNS ni pravilno prepoznal strežnika 1KA.si in je bilo treba (v sodelovanju s sistemskimi administratorji) razviti specifično rešitev.

Hitrost pošiljanja email vabil je odvisna od strežnika, v nekaterih primerih traja pošiljanje 1000 vabil tudi eno uro.

 

1KA email sistemki strežnik na domeni www.1ka.si

Možnost uporabe profesionalnega 1KA email strežnika omogočimo le uporabnikom, ki navedejo izrecen razlog za pošiljanje preko našega strežnika. Pri tej možnosti torej vabila pošiljate preko 1KA  strežnika, kjer je pošiljatelj 1KA (info@1ka.si ali raziskave@1ka.si). V polju 'Odgovor za' je vpisan email naslov, s katerim ste prijavljeni v orodje 1KA, lahko pa ga tudi spremenite. Pošiljanje email vabil preko 1KA strežnika poteka zelo hitro, za nekaj 1000 vabil traja le kakšno minuto.

1KA email strežnik v primeru lastne inštalacije

V primeru lastne inštalacije (bodisi na strežniku 1KA ali na strežniku uporabnika) je mogoče uporabiti email sistem lastne 1KA inštalacije, ki ima enak lastnosti kot sistemski strenžnik 1KAQ na matičnem strežniku 1KA na domeni www.1ka.si, s tem da sami odgovarjamo za spam in s tem, da imamo lasten email naslov. Seveda lahko v obeh primerih lastne nastavitve KA email sistem povežemo s poljubnim SMTP strežnikom, kot je opisano zgoraj.