Pošiljanje emailov preko SMTP email sistema 1KA na strežniku uporabnika oziroma njegovem email naslovu (npr. Gmail)

Govorimo o individualiziranem pošiljanju emailov, kjer prejemnik dobi vabilo z individualnim URL-jem, kar omogoča individualizacijo vabil (npr. ime in priimek) ter sledenje, kdo je odgovoril in tudi potencialno selektivno pošiljanje emailov (npr. tretji opomnik se pošlje le nerespondentom). V splošnem se tak pristop odsvetuje, če res ni nujen; priporoča se sistem dveh emailov (two-email setting), kjer individualizacija ni potrebna..

Za pošiljanje individualnih emailov je potreben vsaj status managerja (ki avtomatično pripada virtualni domeni) ali pa izrecno odobritev s strani 1KA podpore.

Pri pošiljanju SMTP email sistema v zavihku 'OBJAVA' - 'Email vabila' s klikom na povezavo Nastavitve e-pošte, ki se nahaja v vrstici poleg gumba 'Pošlji', izberete tri različne načine pošiljanja. V prvih dveh primerih gre za pošiljanje preko SMTP email sistema uporabnika oziroma njegovega email računa. Gre za kombinacijo 1KA sistema (ki omogoča sledenje) in siceršnjega email računa uporabnika. Slednji se lahko nanaša na splošno storitev email ponudnikov (Gmail, Yahoo, Microsoft, Arnes, Siol, ipd.) ali pa na specifičen email strežnik uporabnika (podjetja).

SMTP nastavitve za Gmail kot primer uporabe računa pri ponudniku email storitve

Gmail navajamo zgolj kot primer (pa tudi zato, ker je najpogostejši). Na povsem enak način bi uredili tudi druge ponudnike (Yahoo, Microsoft, Arnes, Siol...).

Pozor: za pošiljanje vabil v 1KA preko SMTP nastavitev za Gmail morate v nastavitvah zasebnosti vklopiti možnost »Omogočanje manj varnih aplikacij« (Račun – Varnost - Dostop za manj varne aplikacije). Vklop omenjene funkcije ni mogoč v primeru, da imate za vaš Gmail račun vklopljeno dvo-nivojsko preverjanje pristnosti.

Postopek je naslednji:

  • V prvi dve polji ('Pošiljatelj' in 'Odgovor za') vpišete vaš email naslov.
  • V polje 'Uporabniško ime' ponovno vpišete vaš elektronski naslvo, v naslednje polje pa geslo, ki ga uporabljate za prijavo v vaš Google račun.
  • Po vpisu vseh potrebnih podatkov kliknite 'Preveri nastavitve' in 'Shrani'.
  • Zaradi Googlovih varnostnih nastavitev lahko 1KA sprva javi napako. Okno, ki se vam prikaže, zaprete. Ker gre za aplikacijo, ki ni Googlova, vas bo Google obvestil, da je nekdo uporabil vaše geslo za poskus prijave v vaš račun.
  • V svojem e-poštnem nabiralniku poiščite elektronsko sporočilo z omenjenim obvestilom (Zadeva: Varnostno opozorilo) in kliknite 'Preveri dejavnost'. Kliknite na gumb 'Da, to sem bil(-a) jaz'.
  • Nato v orodju 1KA ponovno kliknete na 'Preveri nastavitve'. Če je vse uspešno nastavljeno, se bo v tem primeru poslalo testno sporočilo na naslov, ki ga uporabljate za prijavo v 1KA.
  • Kliknete gumb 'Shrani' in nadaljujete s pošiljanjem vabil.

Preden pričnete pošiljati vabila, preverite aktualne omejitve, ki jih ima Google pri pošiljanju email vabil.

SMTP nastavitve za lasten poštni strežnik uporabnika

Postopek je enak kot v primeru Gmail, le da je potrebno vnesti specifične tehnične značilnosti določenega strežnika. Vpisati je torej treba SMTP nastavitve, in sicer:

  • Prva 4 polja 'Pošiljatelj', 'Odgovor za', 'Uporabniško ime' in 'Uporabniško geslo' izpolnete podobno kot pri uporabi Gmaila, s to razliko, da vam gesla ni treba posebej ustvariti.
  • Pri nastavitvi 'Avtentikacija' vedno izberete 'Da', razen če strežnik ne zahteva gesla.
  • Možnosti 'Enkripcija', 'Port' in 'Strežnik' nastavite v skladu s tehničnimi navodili vašega email ponudnika. V primeru, da teh nastavitev ne veste, se posvetujte z vašim sistemskim administratorjem, saj so odvisne od posameznega poštnega strežnika.
  • Ko so vse možnosti nastavljene, izberete 'Preveri nastavitve', da 1KA pošlje testno sporočilo na vaš email. Če je testiranje uspešno, potem nastavitve shranite.
  • Po uspešnem testiranju z nastavitvami e-vabil nadaljujete v zavihku 'OBJAVA' - 'Email vabila'.

Za uspešno pošiljanje mora biti poljuben SMTP strežnik konfiguriran v skladu s siceršnjimi priporočili na tem področju (npr. pravilno nastavljena avtentikacija, ime strežnika, DNS itd.), za kar skrbijo sistemski administratorji. V primeru težav z nastavitvami vam svetujemo, da najprej preverite njihovo točnost pri vaši tehnični službi. V primeru nadaljnjih nevšečnosti se posvetujte z našo uporabniško podporo. Kompleksni primeri zahtevajo, da so v komunikacijo vpletene tudi tehnične službe. Primer je lahko eden od slovenskih operaterjev, kjer njihov strežnik prek reverse DNS ni pravilno prepoznal strežnika 1KA.si in je bilo treba (v sodelovanju s sistemskimi administratorji) razviti specifično rešitev.

Hitrost pošiljanja email vabil je odvisna od strežnika, v nekaterih primerih traja pošiljanje 1000 vabil tudi eno uro.

1KA email sistemski strežnik na domeni www.1ka.si

Možnost uporabe profesionalnega 1KA email strežnika omogočimo le uporabnikom, ki navedejo izrecen razlog za pošiljanje preko našega strežnika. Pri tej možnosti torej vabila pošiljate preko 1KA strežnika, kjer je pošiljatelj 1KA (info@1ka.si ali raziskave@1ka.si). V polju 'Odgovor za' je vpisan email naslov, s katerim ste prijavljeni v orodje 1KA, lahko pa ga tudi spremenite. Pošiljanje email vabil preko 1KA strežnika poteka zelo hitro, za nekaj 1000 vabil traja le kakšno minuto.

1KA email strežnik v primeru lastne inštalacije

V primeru lastne inštalacije (bodisi na strežniku 1KA ali na strežniku uporabnika) je mogoče uporabiti email sistem lastne 1KA inštalacije, ki ima enake lastnosti kot sistemski strežnik 1KA na matičnem strežniku 1KA na domeni www.1ka.si, s tem da sami odgovarjamo za spam in s tem, da imamo lasten email naslov. Seveda lahko v obeh primerih lastne nastavitve 1KA email sistem povežemo s poljubnim SMTP strežnikom, kot je opisano zgoraj.