Pošiljanje email vabil in pridobitev dovoljenja

Običajni načini izvedbe spletnih anket

Skoraj vedno zadoščata dve email sporočili oz. vabili brez sledenja, poslani celotnemu spisku anketirancev, in sicer:

• V prvem emailu povabite vse potencialne respondente v smislu: “Vabim vas, da izpolnite anketo …”;
• Drugi email naj sledi 2 do 3 dni po prvem, vendar ne več kot teden dni. V njem ponovno nagovorite celotni spisek potencialnih respondentov (tako tiste, ki so že izpolnili vprašalnik, kot tiste, ki tega še niso storili), in sicer z enakim nagovorom v smislu: “Pred nekaj dnevi ste bili povabljeni k izpolnjevanju ankete ... Iskreno se zahvaljujemo vsem, ki ste se odzvali. Vse, ki na anketo še niste odgovorili, pa ponovno prosimo, ...”.

Pošiljanje omenjenih dveh sporočil celotnemu spisku potencialnih respondentov izvedete na običajen način pošiljanja emailov, kjer v svojem odjemalcu (Gmail, Yahoo, MS Outlook, Thunderbird ...) pošljete email vabilo z URL naslovom ankete. Res pa je, da je pri tem treba upoštevati morebitne omejitve, saj se ponekod omejuje dnevno število poslanih emailov (npr. Gmail ima v letu 2019 pri pošiljanju prek spletne aplikacije omejitev 500 naslovov za posameznike in 2000 naslovov za organizacije). To lahko rešite tako, da pošiljke razporedite na več dni ali pa jih pošljete z več različnih email računov.

Posebni primeri

Kadar želite respondentom poslati večje število vabil (tri, štiri ...) ali pa spisek le-teh obsega več tisoč oseb, je zelo verjetno, da potrebujete sistem za pošiljanje vabil.
Pri uporabi 1KA email sistema velja upoštevati naslednje:

• Uporaba sistema 1KA za pošiljanje emailov običajno ni potrebna, še posebej, če gre le za nekaj sto naslovov, saj email vabila hitreje in enostavneje pošljemo iz lastnega email računa (Gmail, Yahoo, MS Outlook, Thunderbird ...);
• Sistem omogoča sledenje statusu respondenta oz. nerespondenta ter s tem povezano opominjanje preostalih nerespondentov;
• Premisliti velja, ali res potrebujemo tretji ali četrti email opomnik. Dokazano je, da s tretjim in četrtim vabilom le minimalno povečamo stopnjo sodelovanja, hkrati pa kompliciramo in podaljšujemo fazo zbiranja podatkov;
• Upoštevati velja, da danes uporaba email naslovov brez dovoljenja naslovnika za potrebe anketiranja ni dovoljena. Vabila k anketi zato lahko pošiljate samo naslovnikom, ki so se predhodno strinjali s tem ali pa je iz konteksta ankete nesporno razvidno, da gre za določeno interno evalvacijo uporabnikov, katerih elektronski naslovi so bili zbrani v povezanem administrativnem postopku organizacije, v kateri imate pooblastila in dovoljenje za razpolaganje z email vabili. Uporabnik mora zato zagotoviti, da ne bo z uporabo sistema 1KA zlorabljal zasebnosti, npr. za potrebe spam vabil ali v kake druge namene, kot je to opredeljeno tudi v pogojih uporabe in antispam politiki;
• Če vabilo pošljete z vašega siceršnjega email naslova, ima to še eno pomembno prednost. Vsem respondentom lahko pošljete enak URL naslov ankete, kar velja v vabilu tudi omeniti, npr.: "Zagotavljamo vam popolno zasebnost vaših odgovorov, zato URL ankete niti niso individualizirani..." To pripomore k večji stopnji odgovora, saj mnoge respondente vse bolj moti dejstvo, da prejmejo individualiziran URL, pri čemer se zavedajo, da to načeloma omogoča vpogled v individualen odgovor.

Pravica do uporabe email sistema in pogoji

Uporabnik lahko pravico do uporabe 1KA sistema pošiljanja vabil pridobi tako, da izpolni obrazec >>, v katerem pojasni svoje potrebe ter v skladu s pogoji uporabe in antispam politiko zagotovi, da bo vabila pošiljal le znanim prejemnikom, ki so se pred tem bodisi eksplicitno strinjali s sodelovanjem v raziskavi oziroma je razvidno, da gre za evalvacijo skupine, za katero ima uporabnik administrativne pristojnosti in podatke (člani društva, slušatelji predmeta, naročniki, osebno omrežje ipd.).